【会議用の弁当】どう選ぶ？ケース別選び方と注文の手順を解説！
弁当百貨店
「会社で会議の運営を任された。弁当、どうやって準備しよう…。」
このように、会議用の弁当の準備を任されたものの、どうやって準備すればよいのか分からない人もいるでしょう。
そこで本記事では「ケース別にどんな弁当を選べばよいのか」を紹介。
さらに会議用の弁当を「注文する際の手順」。
最後に会議用の弁当を注文するときに「注意したい点、確認したい点」。
こういったことを解説していきます。
実際に注文できる弁当の事例も紹介するので、気に入った弁当があれば試しに注文してみてくださいね。
ケース別に紹介「弁当の選び方」
最初にケース別に、どのように弁当を選べばよいのか紹介します。
今回紹介するのは、一般社員だけのランチ・社内の役員が加わるミーティング・取引先関係者が加わる接待の3つです。
ケース1：一般社員だけのランチ
一般社員だけで行われるランチミーティングでは「気にせず好きなもの」を選択しましょう。
上司と部下、他部署など立場の違いはあっても一般社員同士であれば、気を使わずに好みの弁当を注文して差し支えありません。
ただし、気難しい上司がいる場合は、好みに合わせるなど配慮が必要な場面はあるかもしれません。
予算としては1,000円前後を想定しておきましょう。
1,000円でも多用な具材と十分なボリュームのある弁当もあるので、探してみましょう。
ケース2：社長・役員が加わるミーティング
社長や取締役など役員が加わるミーティングでは「役員の好みに合わせる」ことを意識しましょう。
弁当の内容に明らかに差をつけることは、役員からすると気を使われていることが明らかになるので、弁当にかける費用を変えるのは得策ではありません。
ただし、全く配慮が不要という訳でなく、事前に好みを聞いて好きな具材が多く使用されたメニューを選択すると好感触が得られるでしょう。
予算としては2,000円前後を想定します。
たとえば「健康を気にしてダイエットをしている」と役員が言った場合は、ヘルシーな鶏肉をメインに煮物中心の弁当を選択すると喜ばれるでしょう。
ケース3：取引先の関係者が加わる接待
取引先の関係者も集まる、いわゆる接待も兼ねたランチでは「質・豪華さ」を重視しましょう。
豪華な弁当は使われる食材や料理の種類が多く、どんな好みを持っていても満足する場合が多いからです。
豪華な弁当でも避けたいのは、肉メイン、魚メインのように個性が強い弁当です。
万人に受ける弁当が好ましいといえるでしょう。
予算としては2,000～3,000円を目安に考えてみましょう。
メインに主張が強めのおかずがあっても、周囲に彩りを添える小鉢がたくさんあれば多くの人は満足するので「多品種が詰まった弁当」を意識してみてください。
会議用のお弁当「注文の手順」
弁当の選び方が分かったところで、会議用の弁当を注文する手順を把握しておきましょう。
手順を把握しておかなければ、抜け漏れが起きて問題に発展する可能性があります。
①日付・時間を確定させる
まずは「日付・時間」を確定させましょう。
日時を決めれば、頼みたい弁当店が当日開いているか確認が取れます。
また、早めに確定させることで弁当店の予約枠を取っておくことができます。
②必要な数量を確定させる
次に「必要な数量を確定」させましょう。
数量が決まれば、1つあたりの弁当にかけられる予算も決まるので、どの弁当を注文するのか具体的な検討ができるようになります。
③個別に注文する弁当を把握
「個別に注文する弁当の把握」も大切です。
アレルギーや固いものを避けたい人がいる場合は、個別に弁当を注文する必要があります。
弁当の必要な数量を確認するとき、一緒に聞いておくとよいでしょう。
④2週間前を目処に注文の連絡
2週間前を目処に「注文確定の連絡」をしておきましょう。
日時や数量、弁当の種類に加えて、どこで受け渡しをするかも大事な項目です。
特に初めて利用する弁当店の場合は、綿密に打ち合わせをしておきましょう。
⑤弁当の配達を受ける
当日になって「弁当の配達を受けます」。
会議用の弁当は内容・数量とも規模が大きくなりがちなので、受け渡し場所から食事会場までの運搬方法も検討しておきましょう。
⑥弁当代金の精算
最後に「弁当代金の精算」です。
弁当店によって、精算できる方法が限られる場合があります。
一方会社側としても経理の都合上、避けたい精算方法もあるもの。
必ず、精算の時期や方法を確認するようにしましょう。
会議用弁当「注意点・確認したい点」
ケース別に弁当の選び方や、実際に注文する際の手順を解説しました。
解説しきれなかった注意点や、いざ注文するときに必ず確認しておきたい点をまとめたので、合わせて見てみてください。
①和洋中で迷ったらとりあえず「和」
和洋中どんな弁当を選べばよいか迷ったら、とりあえず「和」を注文しましょう。
誰しも弁当といえば和食というイメージが強いので、和食中心の弁当を選択しておけば、不満が出る場合は少なくなります。
また、和食は少量ずつ様々な料理が集まって構成されているので、好き嫌いに対応しやすいのも強みです。
②重要な会議の場合は慣れた業者を利用
重要な会議や大規模な会議の場合は「慣れた弁当店」を利用しましょう。
慣れた弁当店なら、弁当の味や量はもちろん、配達の場所やタイミングもお互いに把握しているからです。
初めての弁当店に大規模な会議を依頼する場合は、事前に一度注文してみて、味や量、サービスが目的に合致しているか確認することが大切です。
③弁当を持ち帰る可能性も考慮する
弁当は必ず会場で食べるとは限らないので「持ち帰る可能性」も考慮しておきましょう。
会議に出席する人は、それぞれ予定があるので昼食を会場で食べられない場合もあります。
そんなとき、面積が大きな弁当を抱えて移動するのは大変です。
2段になっていたり、コンパクトにまとまった弁当を利用するとよいでしょう。
④箸・おしぼり・お茶の予備は準備しておく
「箸・おしぼり・お茶」の予備を準備しておくことも大切です。
会議に伴う食事は人数が多くなることから、箸を落としたり、お茶をこぼすといったハプニングが起きがちです。
弁当店は通常は弁当と同じ数の箸・おしぼりを持ってくるので、別途準備しておきましょう。
⑤アレルギーへの対応ができるか確認
「アレルギーへの対応」ができるかを確認しておきましょう。
大人数になれば、一定数は食材に対するアレルギーを持つ人はいるもの。
一部を異なる弁当に変えたり、内容を変更できるか確認してみましょう。
なお、弁当百貨店では事前に連絡頂ければ、一部の食材を変更するといった対処ができるので、気になる場合はお気軽にご連絡をお願い致します。
⑥弁当の例を見られるか確認
「弁当の例を見られるか」を確認しておくことも大切。
弁当店によっては予算を伝えることで、予算の範囲内で弁当を作る場合がありますが、当日まで弁当の中身が分からないのは不安です。
当日どんな弁当が届くのか、見られる弁当店の利用がおすすめです。
⑦キャンセル・数量変更の期限を確認
必ず確認しておきたいのは「キャンセル・数量変更の期限」です。
やむを得ない理由で、出席者が減ってしまったり会自体が無くなることもあります。
その場合は早めの連絡が大切ですが、期限を知っておくことも大切です。
弁当店は食材を発注してしまっている場合があります。
期限を超えてのキャンセルにならないよう、確認しておきましょう。
まとめ│食べる人の笑顔を想像しよう！
＞一の膳 参（鮭の塩焼きとローストポーク）（税込1,800円）
会議用の弁当を注文する場合の選び方を解説しました。
ケース別や注文の手順など、細かい点を解説しましたが、それでも不測の事態が起きてしまうことはあります。
問題を起こさないためには、当日の動きをシミュレートすることが大切です。
弁当店から弁当を受け取って、食べる人の口に入って笑顔になるところまでを想像して、丁寧に準備していきましょう。
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