【完全版】歓迎会の幹事｜準備～終了後までの ToDoリスト｜挨拶やメール例文も
弁当百貨店
新しい仲間を迎えたときに行う歓迎会
春は会社やサークルや色んな組織で歓迎会が盛んな季節でもあります。
一方でいざその幹事をすることになったら、
「何から始めればよいかわからない…」
という方も多いのではないでしょうか。
今回のコラムではそんな歓迎会の幹事さんへ向けて、準備から当日の段取り、終了後にやることまで歓迎会の流れに沿ってリスト形式でわかりやすく解説します。
案内のメールや歓迎会での挨拶や司会の例文もご紹介しますので、
「歓迎会の幹事になってしまった！」
という方も、
「せっかくだから幹事をとどこおりなくやり遂げたい！」
という方もぜひ、ご参考くださいね。
Contents
幹事が把握しておくべき準備から終了後までの流れ
まずは歓迎会の幹事が知っておきたい「準備から歓迎会終了後までの流れ」を一覧でご紹介します。
全体の流れを把握しておくことで、幹事の仕事のやり残しも防いでスムーズに運営できます。
【事前準備の流れ】
- 歓迎会の流れの把握
- 幹事チームの結成（大人数の場合）
- 日程調整
- 会場決め（候補探し・下見・予約）
- 二次会候補の見当づけ
- 料理手配（会場が飲食店以外の場合）
- 参加費の徴収方法の決定
- 案内通知（メール）
- 当日のタイムテーブル作成（進行と担当）
- 挨拶の依頼
- 余興の企画（あれば）
- 会場への最終確認
- 帰りの手配（タクシーの手配など）
【当日の流れ】
- 会場準備
- 受付
（ここから幹事または司会者の進行にて歓迎会のはじまり）
- 開会の挨拶（幹事または司会者）
- はじめの挨拶（立場が1番目の方）
- 乾杯の挨拶（立場が3番目の方、もしくははじめの挨拶の続き）
- 新人紹介
- 余興（あれば）
- 会計
- おわりの挨拶（立場が2番目の方）
- 二次会の案内（あれば）
- 帰りの案内
（歓迎会終了）
- 忘れ物の確認
- お店への挨拶
【歓迎会の後日の流れ】
- 上司へのお礼（メールもしくは直接）
- 各種精算・返金
ざっとこのような流れで進めていきます。
では次項から詳しくみていきたいと思います。
【当日までの準備】歓迎会の幹事のToDoリスト
1. 歓迎会の流れの把握
はじめに幹事さんは歓迎会の「全体の流れ」を把握しておきましょう。
今これを読まれている時点で、この部分は完了ですね。
歓迎会に限らず仕事でもなんでも、全体の流れを知ってから準備を進めるととても効率的なのでおすすめです。
2.幹事サポートの依頼（大人数の場合）
歓迎会の人数や規模が多い場合は、幹事さん一人で全部行うのではなくサポートを頼むとよいでしょう。
サポートはご自身以外に1人か2人まで位にとどめておくと、まとまりやすいです。
同期、同僚、後輩などに声を掛けてみましょう。
3.日程調整（メール・書面）
幹事をすることが決まったらなるべく早めに日程調整のお伺いをたてます。
メール・調整ツール・書面などその組織に応じたやり方で、アンケート形式にするのがスムーズです。
調整ツールはLINE上で使えるものもあるので、状況に応じて上手く活用するとよいでしょう。
【手順】
- まず上司・主役の都合の良い日を数日聞き取る
- その中から何日かを候補日として提示する
- 回答の〆切日を必ず設ける
日程調整のアンケートのメール例文は次の通りです。
4.会場決め（候補探し・下見・予約）
続いて会場の候補を探して予約まで行います。
知らないお店、特に大人数での歓迎会の場合は下見をしておくと安心です。
①会場探し
会場を探すときは次の5つのポイントから絞り込んでいくとよいでしょう。
(1)アクセス
- 職場や拠点場所からの近さ
- 通勤等の手段（電車・バス・車など）で多いもの
- ホテルや飲食店の場合送迎の有無
(2)人数
- 大人数→レストラン、ホテル、居酒屋等の飲食店の貸し切り、会社のホール 等
- 少人数→レストラン、料理店の個室、居酒屋等の飲食店、会社の会議室 等
(3)予算
- 前例を基に予算を決め、合う会場を選ぶ
- 当日のスケジュール
(4)通常の会社後におこなうのかどうか
- 新入社員研修などと同日の場合は流れを考慮
(5)お店の雰囲気
- 歓迎会メンバーの年齢層や男女比等を考慮
（お店の雰囲気、料理のジャンルやボリューム等）
②会場の下見・予約
可能であれば、会場の下見をしてくと当日の段取りを組みやすいです。
下見が出来ない場合もテーブルの配置や備品等は必ず確認しておきましょう。
予約時に確認しておきたいポイントは次の通りです。
- 料理（コース・内容・料金）
- 時間（開始時間・利用可能時間）
- キャンセルや変更の詳細（変更可能期限・キャンセル可能期限・キャンセル料金）
- テーブルセッティング
- 備品（マイク・プロジェクターなど）
5.二次会候補の見当づけ
二次会の可能性がある場合は、幹事さんがあらかじめ検討をつけておくとスムーズに誘導できます。
歓迎会の会場周辺で二次会に適したお店がないか調べておくとよいでしょう。
一方で二次会は当日の盛り上がりや雰囲気、また昨今の情勢を鑑みて、行きたい人だけ参加するケースが多いです。
「みんな参加しなくてはいけないの？」といった雰囲気を避けるためにも、歓迎会の最後に「二次会は各人にお任せします」と伝えて個人個人にお任せするのもひとつの方法です。
そういったケースでも、お店を聞かれたときにいくつかピックアップして伝えるだけでも、幹事としての仕事を果たせますね。
6.料理手配（会場が飲食店以外の場合）
歓迎会の会場が飲食店やホテルなどでなく、会社のホールや会議室、貸会場などで行う場合もあります。
その場合は幹事さんが料理の手配もすることになります。
飲食の提供がない会場の場合、
- フードデリバリー
- ケータリング
- 仕出し
- 宅配弁当
などを利用するとよいでしょう。
事由に交流が図りやすい立食形式にしたい場合はフードデリバリーやケータリング、個別に席を設けて比較的あらたまって行いたい場合は仕出しやお弁当がおすすめです。
7.参加費の徴収方法の決定
参加費が必要な場合は、当日の集金か事前の集金かを決めて実施する必要があります。
いずれにしても参加者リストを作成し、会費の授受がわからなくならないようにチェックしておきましょう。
当日集金の場合、釣り銭の準備も行っておくと便利です。
8.案内通知
日時・会場・参加費が決まったら案内通知を行います。
案内通知はメールや書面など、アンケートを同じ方法で行うとよいでしょう。
案内の際は、次の必須項目を忘れなく記載しておきましょう。
- 日時
- 会場
- アクセス（マップ等）
- 会費
- 会費・徴収方法
- 幹事の連絡先
歓迎会案内通知のメール例文は次の通りです。
9.当日のタイムテーブル作成（進行と担当）
当日の流れと担当が一目でわかるように、歓迎会のタイムテーブルを作成します。
大まかなタイムテーブルは挨拶を依頼する前に決めておき、依頼時にタイムテーブルもあわせて伝えると相手にもわかりやすいです。
タイムテーブルには、
- 司会者
- 各項目の開始時間と時間配分
- 各項目の担当
の記載をしておきましょう。
なお詳しくシナリオを作成する場合は、タイムテーブルに幹事や司会の挨拶やトークなども追加していくとよいでしょう。
10.挨拶の依頼
歓迎会では、次のように挨拶を入れることが一般的です。
- 開会の挨拶（幹事または司会者）
- はじめの挨拶（立場が1番目の方）
- 乾杯の挨拶（立場が3番目の方、もしくははじめの挨拶の続き）
- 新人紹介・挨拶（あれば）
- おわりの挨拶
この中で、事前の依頼が必要なのは「はじめの挨拶」「乾杯の挨拶」「おわりの挨拶（締めの挨拶）」です。
なお、はじめの挨拶は乾杯と兼ねてお願いするケースが多いです。
前年度の例、代表者や役職者、参加人数などを考慮して初めの挨拶と乾杯のあいさつを別々にするかどうか、決めるとよいでしょう。
上司への挨拶依頼のメール例文は次の通りです。
11.余興の企画（あれば）
歓迎会では、既存の社員と交流を深めるために余興が行われることもあります。
とはいえ一般的にハードなゲームなどはあまり行われません。
新入社員など新たに迎える方の自己紹介や、既存社員や既存メンバーのユニークな自己紹介、新入社員などへの質問コーナーなど、あまり負担にならず交流が図れるような余興がおすすめです。
余興がある場合は企画や準備をサポートメンバーにお任せするのもよいですね。
12.会場への最終確認
参加人数や当日の進行の流れ、時間の変更の有無など詳細が決まったら、会場へ最終確認を行います。
会場への最終確認は、あらかじめ聞いておいた日程に合わせて間に合うように行いましょう。
13.帰りの手配（必要な場合タクシーの手配など）
必要に応じて、帰りのタクシーなどの予約をしておきます。
【当日】歓迎会の幹事さんのToDoリスト
1.会場準備
テーブルセッティングの確認や備品の確認など、幹事さんは早めに会場へ赴いて会場の準備をおこないます。
準備で確認しておきたい項目は次の通りです。
- 席が人数分揃っているか（取り皿、お箸、コップ等）
- 席順（上司の席案内、幹事の席）の段取り
- 備品の確認（マイク・プロジェクターなど）
- 当日の流れの最終すり合わせ
- 受付の準備
なお、幹事やサポートメンバーの席は出入り口付近にしておき、柔軟に動ける体制を整えておきましょう。
2.受付
開始時間15分前頃から受付できる状態にしておきます。
受付では、
- 参加者リスト
- 参加費をいれる容器等（当日徴収の場合）
を用意しておき、チェックして漏れがないようにしましょう。
受付時には参加者へ「お疲れ様です」、挨拶をお願いした方へは「今日はよろしくお願いします」などの挨拶や声掛けができるとよいですね。
3.司会進行
歓迎会はたいていの場合、幹事が司会進行を行います。
あらかじめ作成したタイムテーブルに則って司会を進めていきましょう。
参加者がそろい、開始時間がきたらまずは幹事（司会）が開会の挨拶を行って歓迎会が始まります。
あとは基本的にタイムテーブルに沿って歓迎会を進めていきます。
流れに沿って挨拶例文や司会進行のシナリオ例文を挙げておくのでご参考下さい。
①開会の挨拶
歓迎会を始めるにあたっての挨拶は、挨拶というよりも開会宣言のような位置づけです。
開会のあいさつの例文は次の通りです。
②はじめの挨拶
あらかじめ依頼しておいた上司へはじめの挨拶をお願いします。
シナリオの例文は次の通りです。
③乾杯の挨拶（はじめの挨拶と分ける場合）
はじめの挨拶とは別に乾杯の挨拶を依頼している場合は、次のように進めていきます。
④新人紹介
新入社員など、歓迎される新人さんの紹介を行います。
新人紹介を余興で行う場合は、重複して行う必要はありません。
一般的に、新人紹介まで行うと後は歓談・お食事へと流れます。
⑤余興（あれば）
⑥おわりの挨拶
おわりの挨拶（締めの挨拶）を行う場合も、あらかじめ依頼していた方へ挨拶をお願いします。
おわりの挨拶を上司へお願いしている場合、歓迎会が盛り上がっているであろう最中にあたるので、挨拶の開始10分前頃にお声掛けしておくとスムーズです。
通常、おわりの挨拶が終わるとそのまま閉会への流れとなり、司会シナリオの例文は次の通りです。
また、歓迎会の後の二次会についてもここでアナウンスしておくと親切です。
このような流れで司会進行をおこないます。
なお、歓迎会の歓談中にも幹事さんは周りをよく見ておき、アルコールが苦手な方や場の雰囲気に馴染めないでいる方への声掛けなど、気配りを心掛けましょう。
4.会計
ラストオーダーの声掛けや時間が来てからおわりの挨拶までの間に、会計を済ませておきましょう。
立て替え金が出る場合もあるので、幹事はあらかじめ余分なお金を準備しておくと安心です。
後日、会計報告や精算を行うため、明細書や領収書は必ずもらっておきましょう。
5.二次会の案内（あれば）
二次会の予定を立てている場合は、閉会の時に参加したい人ができるようにお店を案内しましょう。
先述の通り、各人にお任せする場合も一言伝えておくとスムーズです。
6.帰りの案内
主賓や上司など、歓迎会終了後にタクシーで帰る予定の方がいる場合はあらかじめ予約しておき、終了時に待機しているタクシーへ案内します。
7.忘れ物の確認
会場を出る際に忘れ物がないかもう一度確認しておきます。
特に社員証などの忘れ物がないか、よく席を見ておきましょう。
8.お店への挨拶
最後にお店の方へお世話になった旨を挨拶し、当日は終了です。
【歓迎会終了後の流れ】歓迎会の幹事さんのToDoリスト
1.上司へのお礼（メールもしくは直接）
歓迎会の後日、幹事は上司へのお礼を行います。
・挨拶を引き受けてくれた上司
・寸志をくれた上司
それぞれに直接お礼の言葉を伝えるのが難しければ、メールでお礼を伝えておきましょう。
同じ部や課であればできれば直接お礼を伝えたいものですね。
また、上司以外にも、当日サポートしてくれたメンバーや関係者へお礼を伝えておきましょう。
いずれにしても日をあけず、歓迎会の翌日か翌々日頃までになるべく早くお礼を伝えるとよいでしょう。
上司への挨拶御礼のメール例文は次の通りです。
2.各種精算・返金
歓迎会で集めた会費とは別に上司から寸志（ご厚志）をいただいた場合など、会費が余る事があります。
その場合は速やかに精算して返金しなければなりません。
また、当日不足分が出て立て替えた場合には、徴収しなければなりません。
歓迎会が終了したら、それらの精算業務を速やかに行って報告および返金などをしましょう。
- 会費の合計
- 当日の支出
- 過不足金
を明記して添付しておくと、返金の際にも信頼感が増します。
上司から寸志や不足分の補填をいただいた場合、会計報告とともにその旨を添えておくと、当日の参加者から上司へお礼の一言なども伝えやすくなりコミュニケーションを円滑にすることにもつながります。
まとめ
今回は歓迎会の幹事さんへ向けて、準備、当日、終了後までのToDoリストと例文などの詳細をお伝えしました。
幹事になるとやる事がたくさんあってとても大変ですが、終わった後はみんなに喜ばれ、とてもやりがいや達成感が感じられるはずです。
こうした幹事としての段取りや業務はきっと仕事や日常生活でも活かせるので、幹事が得意な方はもちろん、「幹事になってしまった…」と戸惑っている方もぜひ、楽しんで取り組んでみてください！
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