【人事・総務必見】内定式の後の食事会を成功させるポイントを徹底解説！
弁当百貨店
10月1日は企業の「内定式」が行われる日ですね。
内定式の後には懇親会が行われるケースが多いですが、今年はコロナ禍でしばらく中止されていた「食事会」を実施する企業も多いのではないでしょうか。
久々の食事会。
「注意すべき点はなにか」
「食事会はどこに組み入れるべきか」
「食事会の内容はどうしよう」
「他の会社はどうしてるのだろう？」
といった疑問がわいてくることでしょう。
そこで今回のコラムでは内定式後に食事会を開催する企業担当者の方へ向けて、準備や気を付けること等、成功するためのポイントをお伝えします。
Contents
一般的な内定式の流れ
ご存知の通り、内定式とは企業から内定者へ正式に内定を伝え、内定者から入社の承諾を得る式典です。
内定式の一般的な流れは次の通りです。
①社長（役員）紹介・挨拶
②内定証書の授与
③内定者答辞（場合によっては内定者自己紹介）
④今後のスケジュールの連絡
⑤事務手続き（入社承諾書などの書類の提出）
⑥内定者懇親会・食事会
内定式の所要時間はだいたい1～2時間程度で、開始時間の目安は次の通りです。
- 午前中の場合：8:00～9:00開始
- 午後からの場合：13：00～15:00開始
内定式の後に懇親会・食事会が予定されていることを考慮して、大体このあたりの時間から設定されているケースが多いようです。
懇親会には、食事を伴わない懇親会と食事を伴う懇親会があり、食事を伴う懇親会のことを食事会と呼んだり、懇親会の内容の一部として食事会が組み入れ。
内定式後に懇親会・食事会をする会社はどれくらいあるのか
では実際に内定式後に懇親会や食事会を予定している会社はどれくらいあるのでしょうか。
リクナビ（出典：株式会社リクルート）の調査によるとコロナ禍前の2018年では、内定式に参加した学生の約70％が「懇親会があった」と回答しています。
また、そのうちの約61％が「食事会があった」と回答しています。
コロナ禍に入ってからは内定式がオンライン化されたりもしましたが、5類となった今年は復活する企業も多いのではないでしょうか。
内定式後の懇親会・食事会を行う目的
ではなぜ内定式の後で懇親会や食事会を行うのか、目的を確認しておきたいと思います。
企業側が目的を共有しておくことで、懇親会や食事会を開催する意味合いがぐっと強くなります。
企業には入社式もありますが、その前に内定式や懇親会・食事会を行うのには次の目的があります。
①企業への理解の促進
②内定者同士の交流
③内定者と既存社員との交流
④内定者の入社意思を強める（内定辞退の防止）
⑤入社に伴う事務手続き
特に懇親会や食事会は、内定者同士や先輩など既存社員と交流が図れる場として大きな役割を担うことになります。
ひとつは入社前に、企業理念や社風等をより深く理解してもらうという目的があります。
また、内定者は他社からも内定を貰っているケースもあったり、内定後に気持ちがぐらついてしまういわゆる”内定ブルー”に陥ったりすることもあります。
そんなとき懇親会や食事会で同期となる仲間や先輩たちと交流を持てることは、内定辞退を避け、入社までのモチベーションを保つために大きなプラスとなります。
食事会であれば、ともに美味しい食事をとることでより会話も弾みやすく、和やかな雰囲気になることが期待できます。
こうした一連の流れの中で、内定者が「この会社から内定をもらってよかった」と再確認でき、入社意思をより強めてもらうという目的があります。
ひいては内定辞退を防止することにもつながります。
内定に伴う書類の受け渡しなど事務手続きを済ませたり、入社までのスケジュールを伝達し共有する場としての意味もあります。
食事会の準備・当日・終了後流れと内容
内定式の後に食事会を開催する場合、準備、当日、そして終了後の流れや内容を把握しておきましょう。
食事会の準備
先述の通り、内定式後に行われる食事会は懇親会でもあるため、物理的な準備からプログラム内容の決定、当日のタイムスケジュールなどといった準備が必要です。
前述の目的を意識しながらプログラムや食事内容を決め、それに沿ったレイアウトやタイムスケジュールにするとよいでしょう。
食事会の準備は次の様な流れで行います。
- 案内状・案内メールの送付
- 予算の設定
- 参加人数の決定
- メニューの決定
- 会場手配
- プログラムの決定
- レイアウト・備品の準備
- タイムスケジュール作成
- タイムスケジュールに基づく打ち合わせ
過去の企画書やタイムスケジュールのフォーマットがあれば利用するとスムーズです。
過去のものがない場合はこの機に作成して毎年活用するようにしておくと、今後の運営が非常に楽になります。
食事会の当日
食事会当日は、タイムスケジュールに沿って進行します。
イレギュラーな事が起きた場合は責任者を中心に運営側で対応しますが、その時も当初の食事会・懇親会を開催する目的を念頭に置き、対処しましょう。
食事会当日はプログラム内容にもよりますが、だいたい次のような流れで行います。
- 乾杯
- 自己紹介
- 食事をしながらの交流
- アンケート記入
- 閉会
- 片付け等
なお、自己紹介を含む当日のプログラム内容は、人数によって何がよいかが変わってきます。
内定者の人数等を考慮しながら決めるとよいでしょう。
食事会終了後
内定式後の食事会が終了したら、後日次のことを行います。
- 参加者へお礼状またはメールを送付
- アンケート集計・検討
参加した内定者へ、参加してくれたことに対するお礼状もしくはメールを送ります。
また、当日記入してもらったアンケートを集計し、今後の運営に反映していくとよいでしょう。
内定式後の食事会を行う際のポイント
内定式後の食事会や懇親会を成功させるには、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。
食事会・懇親会の目的の共有
まずは食事会・懇親会を行う「目的」を運営側が共有し、それに基づいて行うことが大きなポイントです。
前述の①～⑤の目的の内、食事会・懇親会で意識するのは、
②内定者同士の交流
③内定者と既存社員との交流
④内定者の入社意思を強める（内定辞退の防止）
の3つです。
これらを念頭に置いておくことが大切です。
プログラム内容
食事会・懇親会のプログラム内容は、企業のカラーが反映される部分でもあります。
食事会・懇親会でのプログラムとして一般的には、
- 自己紹介（内定者、先輩社員）
- 社員同士の交流
- グループワーク
などが行われることが多いです。
特に自己紹介はほとんどの企業で行いますが、ただ自己紹介をしてもらうだけでなく、なにかしら工夫をしているケースも多くみられます。
また、企業によっては事前に自己紹介や業務に関する課題を提示しているところもあります。
たとえば、
- パワーポイントによるプレゼン形式の自己紹介の作成
- テーマを与えてのレポート作成
- あらかじめ送付した自己紹介シートの完成
などといった課題が、実際に出されている企業もあります。
自己紹介では簡単なゲームを取り入れたり、ゲーム形式のような自己紹介行うことで、参加者の緊張をほぐすこともあります。
これらはアイスブレイクといい、内定式後の食事会や懇親会だけでなく、通常の研修やセミナーでもよく取り入れられている効果的な方法です。
プログラムを決める際のポイントとしては、
- どの程度企業カラーを出すか
- どの様な雰囲気で行いたいか
- 内定者が参加・交流しやすい内容か
といった点を押さえておくと良いでしょう。
参加者の人選
食事会へ先輩社員が参加することで、どんな雰囲気の人が働いているのかを知って貰えたり、気軽に質問したりできるといったメリットがあります。
また、内定者同士の横のつながりだけでなく、先輩との縦のつながりがつくれるといった効果もあります。
この場合、参加する社員の人選もポイントです。
- 食事会・懇親会の目的をきちんと共有できる社員を選ぶ
- 主体的に行動することができる社員を選ぶ
- 似たタイプの社員に偏ることを避ける
以上の点に注意して人選を行うとよいでしょう。
食事内容
食事会ではやはり食事内容も大事なポイントです。
食事内容は場所によってメニューや選択肢が変わってきます。
一般的に場所は、次の2パターンのどちらかになります。
- 1内定式と別会場：ホテル・レストラン等の飲食店
- 2内定式と同一会場：内定式が行われた会場の別の会議室等、内定式の会場のまま
飲食店で行う場合、お店側がそうした会に慣れているはずですので、予算に応じてお店の担当者と相談して決めるとよいでしょう。
内定式と同一会場で行う場合は、「お弁当」や「ケータリング」といった選択肢があります。
【お弁当】
最も一般的なのは「お弁当」を注文する方法です。
食事会にふさわしいお弁当を予算に応じて注文し、食事会の会場となる部屋にセッティングしておくのが一般的です。
内定式を行った会場と全く同じ部屋で食事会も行われる場合は、内定式と食事会の間の休憩時間などを利用して食事会の準備を行います。
食事会では普段いただくお弁当よりも少し高級感のあるお弁当が好まれています。
お弁当を注文する場合、食事会会場までの配達サービスの有無や飲み物の準備も忘れないようにしましょう。
【ケータリング】
ケータリングサービスも、内定式後の食事会でよく利用される方法です。
ケータリングとは、業者が会場へ出向いて料理の配膳・提供・片付けを行うサービスで、業者によっては会場のセッティングも行う場合もあります。
ビュッフェスタイルや立食スタイルになることが多いため、パーティ感が演出できるほか、動きがあることから参加者同士が交流しやすいといった側面があります。
ケータリングは内定者の人数が比較的多い場合に向いています。
いずれの場合でも、内定者の国際化も進んでいる昨今、メニュー内容は参加者の宗教上の制約やヴィーガン対応などにも考慮しておくとよいでしょう。
まとめ
内定式の後に行われる食事会や懇親会は、これから働く学生さんにとって内定後初の企業との直接的な関わりです。
企業を理解してもらうことだけでなく、目的にあるように、内定者が「ここに内定をもらってよかった」「早くここで働きたい」というような入社意思がより強まるための工夫を施したいところです。
「食事」は思っている以上にコミュニケーションツールとして、大きな役割を果たします。
よりよい食事会を企画し、企業・内定者双方にとって有意義な時間をつくりましょう。
食事会のお弁当は「弁当百貨店」へどうぞ！
＞某企業様入社式にオーダーいただいた 『陽なた 彩り3色のそぼろご飯』
【弁当百貨店】では多くの企業様へ、お弁当やケータリングサービスをお届けしています。
会場までの配達はもちろん、入社式などお祝いの場では「熨斗を付けて欲しい」といった要望や、ビーガンメニューなどへも対応させていただきます。
例えばケータリングサービスでは、「会場でお寿司を職人さんに握ってもらえないか？」といったご要望にもお応えします！
内定式後の食事会では、ぜひ【弁当百貨店】のお弁当・仕出し・ケータリングサービスをご検討下さい！
お弁当も豊富なラインナップを揃えておりますので、ぜひ下記リンクよりご覧ください。
【弁当百貨店】多彩な弁当を配達
弁当百貨店では、多彩な弁当をご指定の場所までお届けしています。
「日本のお弁当を、もっとたのしく、もっとおいしく」をモットーに、手軽なお値段の弁当から、法事やお祝いごとでも利用できる高級な弁当まで、幅広く取り揃えました。
ご指定頂いた場所に、こだわりのお弁当をお届けします。
お気軽にご利用ください。
＞お弁当をブランドで探す
＞お弁当を予算で探す
＞お弁当を地域で探す
配達エリア：群馬県・青森県・岩手県・東京都・栃木県・埼玉県・千葉県・茨城県
『弁当百貨店』
〒270-0137 千葉県流山市市野谷398番地
